Cotes D. (bonus management)

closeUne année au moins est passée depuis la publication de ce billet qui peut donc contenir des informations un peu datées.

Dans la série Côté Cotes

  1. Cotes D. (1/4)
  2. Cotes D. (2/4)
  3. Cotes D. (3/4)
  4. Cotes D. (4/4)
  5. Cotes D. (bonus management)

Parce que c’est vous, et parce que le projet Cotes D. a été une expérience managériale intense pour moi, quelques enseignements après coup de ces 2 semaines d’improvisation débridée.

1) Coordination globale des 230 jours hommes, du soir pour le lendemain, en juste à temps. Les gens découvrent le matin ce qu’il y a à faire ce jour là. Je découvre les priorités du lendemain la veille au soir après 18 h en faisant le bilan de la journée écoulée et en listant ce qui reste à faire.

2) Autonomie de chacune des sous-équipes, chaque jour, pour trouver moyen de mener à bien la mission confiée le matin. En vrac :

  • coller des nouvelles cotes et reclassant au sol au fur et à mesure les documents recotés (seul ou à 2).
  • remettre en rayon une collection , munis du listing du nombre de livres pour chaque côté et d’un mètre ruban (2 à 3).
  • traiter les anomalies (cotes manquantes, erreurs saisie Aleph, etc…)
  • concevoir et mettre en oeuvre au sol le circuit de reclassement
  • modifier à la volée un circuit de reclassement
  • groupe de 4 réorganisant par cotes en magasin une collection recotée physiquement de 2000 documents déclassés
  • étiqueter des documents non classés à l’IUP à partir de planches d’étiquettes par ordre des nouvelles cotes
  • reprendre la signalétique tablette, étagère, épi
  • concevoir  la signalétique (où l’on manage son directeur)
  • réceptionner et trier à la volée un déménagement de 7000 livres au rythme de l’arrivée d’armoires roulantes
  • coordonner des déménageurs professionnels
  • … et des tas de micro-chantiers de quelques heures en fonction des besoins oubliés sitôt faits.

Confier la tâche à faire, puis vérifier plusieurs fois par jour qu’il ne se passe rien de bloquant. Pour le reste, faire confiance dans les solutions trouvées par chacune des micro-équipes, parfois différentes d’une équipe à l’autre pour faire la même chose. Approximations inévitables largement compensées par l’acceptation et l’investissement dans la mise en oeuvre des solutions retenues.

3) Aligner mais pas trop les horaires de tous (arrivée entre 8h15 et 9h, départ entre 16h30 et 17h30)

4) Rôle des coordonnateurs des sous-équipes, hors de tout cadre hiérarchique ou catégoriel. Consacrer des mini-leaderships de fait, et laisser s’auto-constituer des mini-équipes en fonction des présents. Indispensable pour réussir chaque jour l’intégration de personnels nouveaux de Belle Beille (l’autre site) venus donner un coup de main ponctuel (au total plus de 12 personnes différentes, venues chacune un jour ou deux seulement).

5) S’adapter aux aléas quand ils se produisent, sans les anticiper ni les nier. Dans cette affaire, je n’ai rien fait mais ai essayé de penser à tout heure après heure… à la fois général, officier d’état major et estafette : identifiant un trou dans une équipe là (2 congés maladie pendant le chantier, mercredis déplumés), apportant du matériel manquant ici, prenant une décision à la volée face à une question ponctuelle de ci, de là.

6) Etre un peu partout dans la journée, repasser partout le soir pour comprendre ce qui s’est fait, voir chacun chaque matin pour vérifier qu’il est bien intégré dans une sous-équipe et sait ce qu’il a à faire et ce qui a déjà été fait.

7) Faire des erreurs, corriger, transmettre le patch de l’erreur réparée au reste des équipes et recommencer.

8) Croire qu’on va y arriver et faire partager cette conviction. Etre l’ulcère de tous ceux qui pensent qu’on n’y arrivera pas.

9) Ne pas compter son temps. Arriver la première, partir la dernière. Faire garder ses enfants.

10) Parler, faire parler, dire qu’on a peur, entendre dire qu’on a peur, féliciter, se réjouir, savoir ce que chacun a fait, se moquer de soi-même, se féliciter, parler, faire parler, féliciter, dire ce que les autres ont fait, se réjouir du travail des uns devant les autres et vice versa, faire parler, féliciter, manger des gâteaux au chocolat fait par les autres, avec les autres…

Juste un mot pour conclure : c’est le genre de projet où chacun donne le meilleur de lui même, où la notion d’équipe n’est pas un vain mot, malgré le stress, inévitable. C’est une aventure humaine et ça vaut le coup d’être vécu !

Bref, dans bibliothéconomie de terrain il y a terrain : ce n’est pas African Queen, mais pour les bords de Maine c’est plutôt bien quand même.

12 thoughts on “Cotes D. (bonus management)

  1. Curieux comme les billets de compte rendu d’expérience prêtent peu à discussion et/ou résonnances.
    Est-ce parce que ceux qui lisent et veillent mènent finalement peu d’expériences de ce genre ?
    Est-ce parce que ceux qui agissent “n’ont pas le temps de lire et commenter” (argument classique des gens de BM contre les blogeurs de BU, qui pourtant – merci pour eux – font ça le soir, la nuit, le week-end mais pas sur leur temps de présence au travail ?)
    Est-ce pudeur, scrupule à parler de ce qu’on a réussi ou raté, idée que “ça n’intéresse personne” ?
    Bref parmi la grosse centaine gens ayant survolé ces billets, n’aurait-il pas des expériences à raconter, des plannings qu’on a su tenir, d’autres manières de voir, de faire ?

    Et vous, vous les man(a)gez comment vos chantiers de terrain ?

  2. Un peu pareil, en fait.
    Mais avec une grosse différence, quand même : c’est le compte-rendu écrit… Pas facile de s’y mettre, de garder la distance suffisante avec les nécessités du quotidien et du lendemain et au-delà, pour être capable, aussi peu que ce soit, de “se regarder pédaler” (comme on disait quand j’étais jeune !!).
    Ce que j’ai bien aimé dans votre bonus, c’est : “Dans cette affaire, je n’ai rien fait mais ai essayé de penser à tout heure après heure”. C’est à peu de chose près mon exact sentiment après quelques années de chantier et quelques mois de déménagement-réinstallation-reclassement des collections (sans recotation, néanmoins…, sauf marginale).
    Et puis, oui, pudeur et scrupule… Tout ne marche pas forcément bien, mais au final, beaucoup de choses sont arrivées à bon terme.
    Bref, votre série de billets vont peut-être contribuer à me fournir l’énergie nécessaire à mon propre compte-rendu… à usage interne dans un premier temps. Après, on verra…

  3. Le compte rendu écrit est venu en 2/3 soirées, dans la foulée du chantier. A posteriori, un bon moyen d’exorciser le stress et le dernier dimanche, se dire que oui, on avait fini par y arriver.

    Curieux : on pond souvent des pages et des pages de plans d’action, de documents de lancement de projet -de cahiers des charges quand il s’agit de choisir du matériel- et très rarement, une fois la route bien entamée ou le but atteint, on s’offre le plaisir de reconstituer mentalement le chemin vraiment accompli (et ses divergences d’avec les intentions).

    Comme si, dans un voyage, on ne gardait toujours que ce qu’on en avait anticipé, les bordereaux de réservation et les itinéraires tracés sur la carte, sans jamais classer et revoir ses photos ou retracer la route réellement suivie et tous ses petits chemins à droite absents des cartes. A ce jeu là, Christophe Colomb nous aurait laissé la vraie route des Indes et Mungo Park celle des sources du Nil et on aurait loupé et l’Amérique et le cours du Niger… Un peu grandiloquent comme métaphore, au regard de nos modestes chemins dans les forêts de papiers ou de signes, mais bon, c’est le récit des uns qui rend ensuite petits ou grands voyages des autres possibles.

  4. Je serais tenté par une autre explication : il est fondamental que ces expériences soient partagées, mais essentiellement pour exister sur la Toile.
    Je pense qu’elles ont une autre durée de vie que les billets techniques, ou d’humeur, ou autres : pour ma part, je les vois passer en me disant “Chouette ! lorsque j’aurai à faire face à cette situation, je saurai où venir piocher.”
    Donc le commentaire, ou la réaction, peut venir plusieurs mois ou années plus tard.

  5. Oh, les comptes-rendus on les fait : à l’oral pour remercier toute l’équipe, et en 3 lignes dans le rapport d’activités. Parce qu’on est dimanche après-midi et qu’il fait très mauvais temps, je peux vous (te ? – on a dû se croiser à la bibliothèque de l’Ecole il y a quelques années) transmettre mon expérience de réaménagement de salles version Marabout-Flash ici : http://docs.google.com/View?id=ddzv3zws_50g9j27rfz.

  6. Grrr, le lien Marabout Flash me raconte que le document n’existe pas…

    J’avoue avoir eu un certain mal(quoique grande lectrice de rapports d’activité -activité dangereuse pouvant vous conduire assez rapidement à la BUA) à repérer des collègues ayant mis en oeuvre de bout en bout ce type de chantier : et encore, j’ai la chance d’avoir le réseau informel des anciens de la bibliothèque de l’Ecole avec-un-grand-“E”-et-un-petit-“c” et celui des sciences intéressantes et bien. Et je ne dirais jamais assez combien, même auprès des collègues qui sont venus se promener avec moi, entendre et voir des gens qui ont fait les choses et s’en sont sorti est un facteur de confiance et cohésion en interne par la suite.

    Je trouve la mise en réseau informelle des expériences encore plus dure en province qu’à Paris, ou bon an mal an, on se croise et se cause davantage…

    Et vous, comment faites-vous pour savoir qui a fait quoi avant de vous y mettre ?

  7. Navrée, je voulais éviter de coller un pavé en commentaire… je vais réfléchir à un autre moyen.

  8. J’avoue, j’ai tout lu avec beaucoup d’intérêt… et pas commenté alors que nous avons fait le même type de chantier il n’y a pas si longtemps et que tu étais venue nous voir
    …euh…c’était il y’a 3 ans quand même et pas même trois lignes dans le rapport d’activité, Claire : une a suffit.
    Trois ans : trop loin pour commenter en apportant quelque chose de pertinent, ça a été du moins mon sentiment sur le coup, étant prise dans d’autres chantiers très différents.

    Par contre, je suis d’accord avec Lully je garde sous le coude ton retour d’expérience en prévision d’une révision de cotation doublée d’un déménagement à planifier.
    De retours d’expérience oraux en retours d’expériences écrits, je ferai mieux la prochaine fois et je ferai sans doute même un blog pour le chantier…

  9. @tiphaine
    Si tu savais comme j’ai pu leur rabattre les oreilles de l’équipe avec “Malakoff” (et j’ai même acheté des glaces en pensant à toi)…
    Le paperboard avec l’avancée du travail est aussi calqué sur ce que tu avais fait semaine après semaine , à base de tableaux Excel plus formels.

    Il doit même y avoir dans notre intranet un compte rendu de ma visite à Montrouge !

    Bref, pour moi, qui manque peut-être un peu d’imagination, c’est l’expérience des autres qui m’aide à croire qu’il est possible de faire des choses, et à être crédible lorsque j’explique qu’on finit toujours pas y arriver…

  10. Bonjour

    Les retours d’expérience, c’est intéressant… mais en même temps, c’est surtout les questions avant chantier qui permettent à plusieurs de s’exprimer et de raconter leurs propres expériences.

    Le “Comment je vais faire ? Avez-vous de l’expérience à partager ?”

    Après, on ne peut plus que constater. Bien, pas bien, on ne sait pas.
    Et ce qui est le plus intéressant alors, c’est les problèmes qui se sont posés, ce qui a été bien réussi, ou complètement raté.

    Reconnaître ses erreurs, pour les éviter à d’autres… c’est très informatif. Peut-être plus que les réussites. Pourtant n’est-ce pas là dévaloriser ? (ou supposé l’être)

    Difficile d’en parler, encore plus difficile de l’écrire quand tout est fini. A quoi bon ?
    On ne va pas recommencer dans l’année qui vient. 🙂 (enfin, je l’espère pour vous)

    Pour finir, est-ce que tout cela se prête à commentaires ?

    Sans doute pas.
    L’engranger pour le cas où, certainement.
    Raconter ou dire quelque chose, je suis plus circonspect. Tout ne se prête pas à commentaire.

    Mais, en tout cas, merci pour la retranscription de votre expérience. 😉

    Bien cordialement
    B. Majour

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