Une année au moins est passée depuis la publication de ce billet qui peut donc contenir des informations un peu datées.

Recoter en 11 jours chrono

Le 26 août, après quelques péripéties que toute personne qui a déjà eu à passer des commandes à des fournisseurs hors marché dans une université après le 14 juillet peut imaginer tout seul, nous sommes en possession de 40 pochettes de planches d’étiquettes imprimées dans l’ordre des anciennes cotes et de 120 rouleaux de 500 rectangles de filmolux.

Résultat : nous sommes prêts à recoter seulement le 27 août. Nous devons impérativement rouvrir la bibliothèque le 15 septembre au matin.

Les brassages de cotes sont très importants. Je passe pudiquement sur mon idée de départ consistant à confier des tranches de cotes à traiter à des binômes en responsabilité complète qui se révèle complètement impossible à mettre en oeuvre.

La BU par terre

Heureusement, l’équipe est là : les 3 membres présents d’un groupe de travail “mouvement de collections ” composé de 2 B et 3 magasiniers, qui n’a pas pu travailler sur la question entre le 15 juillet et le 25 août (congés et fermeture pour travaux obligent), s’autoactive.

Miracle managérial : le 27 août au matin, en 3 heures, ils mettent au point un mode opératoire, simple, robuste, total, admis par tous les présents (encore peu nombreux). Reclasser les 800 ml de chaque niveau par terre sous des affichettes provisoires, après avoir collé les nouvelles cotes sur les bouquins.

A 14 h, le parcours du N+3 est installé. Il serpente sur, sous et entre les tables, s’insinue dans les salles de travail de groupe et entre les rayonnages de périodiques.

La recotation physique en jours/hommes (j/h)

Bref, moyennant d’importants moyens complémentaires (4 moniteurs sur 10 jours, soit 40 j/h + apport des équipes de l’autre section du SCD (20 j/h) et de la bibliothèque numérique (12 j/h), le chantier avance, un étage après l’autre : au total c’est la force de travail de 230 jours/hommes qui s’est déployée en 12 jours soit environ une vingtaine de personnes par jour.

Les équipes autonomes de 3, munies d’un listing avec le nombre de livres dans chaque cote, et pouvant métrer grossièrement les collections au sol, remettent les livres en rayon. Pour le N+3, une seule équipe remet en place toute la bibliothèque de 340.xxx à 347.xxx, et essuie les plâtres des erreurs du plan de salle que j’avais tenté à partir d’évaluation de volume au doigt mouillé avant recotation. Bon sens de terrain et réaction de proximité : 1 – technostructure : 0.

Pour le N+2, un plan de salle grossier permet à 3 équipes de 3 de travailler en parallèle à la remise en rayon, sans trop de mauvaises surprises.

Signalétique

Effet secondaire, la mauvaise signalétique de rayonnage doit être reprise en moins de 7 jours. C’est l’occasion de demander au directeur de concocter les outils excel à joli rendu dont il a le secret :

1) un tableau en A0 pour préparer d’un coup les bandeaux de haut de rayon, avec impression et massicotage des bandes par le service repro.

2) deux formats A4 paysage pour la signalétique de bout d’épi, permettant d’éditer automatiquement la signalétique en vis en à vis à chaque bout de l’épi

3) Interfaçage d’une titreuse Brother 2450 DX avec un ordinateur pour imprimer à la file la signalétique de tablettes à partir d’un tableur (Excel).

2 collègues (au C2i tout frais), se chargent au fur et à mesure des remises en rayon de faire les relevés de tablettes et de remplir les tableaux sur ordinateur, puis de tirer et poser la signalétique. En tout 10 jours/h, y compris le temps de mise en route et conception, pour plus de 220 bandeaux, 2000 étiquettes de tablettes et 100 panneaux de bout de rayon.

Mission accomplie, le 14 septembre au soir, nous clipsons les dernières signalétiques et nous voilà prêts à ouvrir au public, une bibliothèque améliorée (ne serait-ce que par le remplacement de l’ancienne signalétique). Le directeur a également préparé et fait tirer de petits plans de salle format carte postale à distribuer aux lecteurs.

Tout est loin d’être parfait, mais cela peut fonctionner. Nous avons 8 mois pour corriger ce qui doit l’être avant un redéménagement total au moment de la mise en service de l’extension !