Une année au moins est passée depuis la publication de ce billet qui peut donc contenir des informations un peu datées.

3. Listes de courses

SIGB

1) Aleph saura faire le transfert cote 2 vers cote 1 à la fin du projet, moyennant intervention payante d’Ex-Libris

2) L’administratrice Aleph/Arc de la bibnum mettra en place les requêtes ARC permettant de savoir, moyennant une liste partagée de nouvelles cotes complète et mise à jour, combien il y a de livres sous chaque nouvelle cote.

3) la même magicienne maison élaborera à la demande des acquéreurs/recoteurs des listes de livres non recotés par tranches d’anciennes cotes, permettant de faire des notes de retour pour les livres empruntés, et d’identifier les éventuels oublis.

4) en fin de projet, elle fera l’extraction d’un fichier avec toutes les nouvelles cotes, anciennes cotes, pour impression des nouvelles étiquettes.

Moyens humains

1) 4 acquéreuses au début, devenant 3 acquéreuses et 1 acquéreur en octobre 2008, dont la chargée des plannings. La recotation se greffe en plus des acquisitions courantes, du désherbage, du traitement documentaire (exemplarisation SUDOC), du service public.

2) 3 magasinières, qui prennent doucement le relais sur le traitement du pilon (3000 livres au cours de l’opération, tous les livres étant repris en main), la saisie informatique des cotes 2 dans Aleph (en droit), la recotation dans Aleph de certains fonds sans difficultés : Mélanges, Histoire du Droit, Concours.

3) 2 moniteurs étudiants, qui en marge des formations L1, sont mis à disposition des chantiers du SCD. Ils travaillent à la saisie de cotes 2 en droit dans le SIGB environ 100 heures entre décembre 2008 et mars 2009.

4) Une contractuelle B sur 6 mois (février-juillet 2009), quand se greffe en décembre 2008 le projet d’intégration physique (et donc recotation) des 14000 livres du centre de documentation de l’IUP de tourisme à réaliser avant septembre 2009, 1 stagiaire L3 pro sur 12 semaines, qui recotera les 900 livres de tourisme + 1 mois CDD pour boucler cette intégration.

Marges physiques

Une collection recotée se dilate.  Au niveau du droit nous avons ajouté – sans rien reléguer en magasin- 72 ml pour 720 ml soit 10 % et nous sommes sentis à l’aise. Dans ce genre de cas, on est heureux d’avoir un système de rayonnages super-modulable (Dubich ST15) et des stocks de tablettes, pieds, cadres supplémentaires.

Histoires d’étiquettes

Une première simulation se fait sur le changement de cote physique à la titreuse. Pour 60 000 documents, il faut environ 5,5 km de ruban, soit environ 10 000 € de budget, pour un ruban en 18mm pour cacher l’ancienne cote. Les témoignages de Malakoff et Limoges font prévoir le coût de rachat de quelques titreuses mortes au champ d’honneur en cours du chantier.

La visite de la BU Robert de Sorbon à Reims en février 2009 nous oriente vers la solution de planches d’étiquettes imprimées à partir du SIGB.

Histoire de faire simple, nous avons aussi en tête l’automatisation des prêts/retours, et voulons, comme aux Champs Libres à Rennes, demander aux lecteurs un pré-tri, par couleur de cote, des retours. Nous nous orientons donc vers des cotes avec code couleur.

Les catalogues Avery/Impega standards ne donnent pas satisfaction : pas de format permettant à la fois de masquer les cotes actuelles tout en formant une bande étroite sur le dos.

Etiqazur offre un très bon produit, très couvrant, très adhérent. La société m’envoie aussi à titre gracieux tous les échantillons que je lui demande, y compris un paquet de 100 feuilles pour tester l’impression, ce qui fait la différence en sa faveur ! Coût pour 56 000 étiquettes (40 paquets de 100 planches de 14 étiquettes) = 1100 €.

Test au copieur de bureau peu concluant : l’encre s’en va au grattage. Le service repro de l’université offre une alternative, avec ses imprimantes qualité professionnelle mais les planches d’étiquettes font un bourrage monstrueux au premier test. Il m’oriente vers Bull Duplicopy, une entreprise angevine, équipé d’une IGEN 4. L’entreprise offre de plus un service de mise en page à partir d’un bête tableau Excel qui, moyennant une page de spécifications, va me permettre de m’épargner un gros travail de fusion/mise en page à partir de l’extraction du SIGB, et permet l’impression en couleur, ce qui nous fait échapper au collier de filmolux de couleur sur le dos des livres. Coût pour l’impression couleur et le paramétrage de nos 40 fichiers (2 h à 50 € !) de 1400 lignes : 1200 €.

Pour protéger les nouvelles étiquettes (et les ongles des poseurs) nous faisons le choix de rectangles de filmolux (ref. 36806) précoupés en rouleaux, 20 % plus chers que le filmolux en rouleau utilisé habituellement, soit là encore, 1100 €.