Les puces (4/4)

closeUne année au moins est passée depuis la publication de ce billet qui peut donc contenir des informations un peu datées.

Dans la série Puces

  1. Les puces (1/4)
  2. Les puces (2/4)
  3. Les puces (3/4)
  4. Les puces (4/4)

Les puces attaquent (juin-juillet 2009)

Contraintes et avantages du calendrier

  1. 3 sites à équiper : La BU de droit-éco (fermée pour travaux du 15/06 au 15/09), la BU de santé (fermée du 14/07 au 14/09) et la bibliothèque de l’IUP (fermée au 1/07), déménagée en septembre vers la Bu de Droit.
  2. Un équipe de 17 personnes soumise à de faibles contraintes sur ses congés d’été : 4 semaines de fermeture du 25/07 au 23/08, minima de 10 personnes chaque jour le reste du temps.
  3. Recotation physique de la BU de droit-éco à mener à bien avant le 15 septembre, qui ne commencera que le 27 août.

Rythme de croisière modeste, mais démarrage rapide

Notifié le 15 juin, 3 M fait livrer les 120 000 puces et 3 platines neuves vendredi 19 juin au soir. Lundi 22 juin au matin, le technicien 3M vient installer le logiciel d’encodage et former les personnels.

Notre chance : 5 portables prêt long n’ont pas trouvé preneur et sont mis à disposition du chantier. Daniel Bourrion part acheter en urgence des duplicateurs USB dans une grande surface le lundi matin lorsque nous nous apercevons qu’il faut 2 ports USB, un pour la douchette et un pour la platine RFID et que nos portables n’en ont qu’un. Nous faisons une razzia de rallonges et prises multiples dans le SCD.

Lundi après midi, 3 consoles d’encodage maison sont prêtes  être promenées en rayon, sur tables roulantes réquisionnées au SCD… et l’encodage commence sur le champ.

Les présents s’auto-organisent en binômes changeant en fonction des congés des uns et des autres, et trouvent leur mode opératoire et leur rythme, encodant après 3 jours de rôdage environ 1400 documents par platine et par jour. Certain travaillent seuls au besoin, au rythme honorable d’un millier de documents par jour. Ces données confirment celles indiquées lors de nos contacts en bibliothèques.

Nous avions bien formalisé avant de commencer un planning, dès le 1er jour mis à mal par les aléas des projets parallèles (recotation, travaux, intégration bib d’UFR, contractuels en concours) : en fin de compte, l’auto-organisation a  prévalu, ramenant ma fonction de “pilotage” à une modestie de violette, et reléguant le planning Excel aux oubliettes. Bilan : la conduite de projet s’est réduite à une réunion plénière chaque semaine, avec CR dans l’intranet, et à un paperboard en salle permettant de suivre les progrès de l’invasion au stabilo !

3M livre 2 platines complémentaires début juillet, et prête 2 consoles mobiles (demandées au marché) qui permettent de travailler en parallèle sur les 3 sites.

Les 70 000 monographies sont encodées en 20 jours ouvrés, avec un maximum de 10 personnes travaillant en parallèle de 6 à 7 heures par jour.

Les périodiques, non équipés de code-barres sont juste équipés de puces en guise d’antivol : les 15 000 fascicules sont équipés en 3 jours.

L’ensemble du chantier encodage est terminé le 22 juillet. En tout, ce chantier a représenté 135 jours/homme, sans aide extérieure (moniteurs ou personnels de l’autre section), soit une petite moyenne de 750 documents par personne et par jour.

Et après…

– Traitement des retours (environ 4500 livres) qui se fait au fil de l’eau, à partir du 15 septembre, sur un poste mobile installé au milieu du magasin, en parallèle avec la pose d’étiquettes de recotation, avec des jours à 3/4 chariots à traiter en plus des nouveautés.

– Contrôle qualité de l’encodage, pendant une période de transition avec du prêt manuel RFID, non sans mal, l’ergonomie de la banque de prêt provisoire étant singulièrement inadaptée, à partir du 15 septembre, jusqu’à la mise en place des automates dans le nouveau bâtiment début 2010.

– Paramétrage SIP2 à l’automne… mais ce sera une autre histoire, que Daniel racontera mieux que moi.

5 thoughts on “Les puces (4/4)

  1. Pourquoi ne suis-je pas tombé sur cette série d’articles avant ?! ça devrait être mon premier reflexe quand je cherche quelque chose de farfouiller sur ton blog ! 😉
    Blague à part, que dirais-tu près d’un an après ? Il y a-t-il des choses que tu penses que vous avez oublié ou qui ont pris trop d’importance dans votre CTTP ? Concrètement, ça marche vraiment super bien ? Sur quel aspect faut-il être vraiment vigilant ? Nous sommes en plein dans les mêmes problèmatiques que celles expliquées dans ces articles et tout retour sur expérience est le bienvenu, tout comme toi à Lorient ! 🙂

  2. C’est bien la peine de mettre des compte rendus d’expérience en ligne, si les gens les lisent trop tard !!!

    Quelques éléments de réponse :

    – RFID seulement en vue de l’automatisation qui doit être pensée comme le mode principal d’emprunt. Sinon, c’est un gadget très cher, qui n’est pas fabuleux côté utilisation professionnelle. Plein de bugs pendant l’année où nous l’avons utilisée en “banque de prêt” manuelle du fait de la détection très large des documents passant à proximité des platines.

    – Importance stratégique du positionnement dans la BU et du confort des bornes. Les bornes du mobilier standard ne sont pas assez spacieuses, et on finit toujours par voir à côté des tables moches. Donc bosser sur la mise au point d’un mobilier : Le principe utilisé à St Herblain, que nous avons assez servilement adapté fonctionne très très très bien. http://farm5.static.flickr.com/4147/5051024562_4d1d2e6d33.jpg. Le positionnement, très visible à l’entrée est aussi capital.

    – Notre CCTP est plein de bla-bla : suite à une mise en place un peu précipitée, nous attendons encore la plupart des paramétrages fins. Cela sera sans doute super quand nous les aurons, mais en attendant, cela n’empêche absolument pas que la configuration standard nous permette d’être à 90 % des prêts retours automatisés. Pour de vrai, ne pas se crisper sur les affichages perosnnalisés. Le lecteur s’adresse toujours à l’accueil et en bon lecteur ne lit rien de ce que dit la machine.

    – Associer les personnels, repenser l’accueil à l’occasion du projet : ne pas s’obstiner à laisser “une partie des prêts/retours” à la banque de prêt pour faire plaisir et apaiser la peur de “perdre la relation à l’usager”. Enrichir l’accueil, par la participation de toutes les catégories de personnel et répondre à tous les types de questions : les blocages divers et variés des automates occupent bien (mais là l’humain est en position de “sauveur” ce qui est gratifiant), mais être libéré des prêts permet de aussi renseigner sur une foultitudes de choses et d’accompagner bien mieux le lecteur que la dichotomie trop fréquent “banque de prêt” – “bureau de renseignements”.

    Bref, faire de la RFID un projet de service au public, pas un gadget technodule.

    Sinon, techniquement 3 M stable, fiable, réactif, pour le moment pas de problème de matériel… Pourvou que ça doure !

  3. Ah oui, j’oubliais, penser à matérialiser en dur dans le mobilier l’emplacement de la carte et la zone de dépôt des documents à rendre ou emprunter.

    Si j’ai le courage, je referais une synthèse sous forme de billet des observations post mise en production grandeur nature. N’hésitez pas à m’encourager si ça vous intéresse, parce quand ça marche, on devient paresseux.

  4. Merci ! ces pistes feront certainement avancer notre projet. J’avais déjà lancé un appel à retour d’expérience sur Twitter mais sans succès… Nous en sommes encore à la phase d’étude des possibilités (Prêt/retour contralisé/décentralisé, robot de tri automatique ou non, organisation fonctionnelle des équipes, etc.) avant redaction de CTTP. Nous allons d’ailleurs sûrement nous inspirer du vôtre 😉

  5. Pour le choix ou non d’un robot trieur, bien travailler en amont sur les flux de documents : à moins de 100/200 retours/heure d’ouverture (et étudier les pointes), au vu du prix et de l’encombrement, ça ne vaut vraiment pas la peine.

    C’est aussi à voir avec l’organisation de l’équipe : qui trie aujourd’hui les retours, à quel rythme les docs sont-ils réintégrés en rayon aujourd’hui, etc.

    Pour la localisation : trappe de retour automatisée à l’extérieur, passive, robot trieur, cela a aussi un lien fort avec les horaires d’ouverture. Le public est-il présent et dispo sur place quand la bibliothèque est fermée, ou est-ce un no man’s and, quels flux s’il existe déjà une boîte de retour passive, etc.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *