Une année au moins est passée depuis la publication de ce billet qui peut donc contenir des informations un peu datées.Dans la série Côté Cotes
2. Premiers pas
Septembre 2007 : le projet d’extension stagne entre APD et DCE. Je viens d’arriver à Angers et Olivier Tacheau veut, en attendant le chantier de construction/aménagement, me lancer sur un projet de longue haleine. L’acquéreuse de droit est partante et travaille depuis début 2007 à des propositions de remaniement ponctuel de la “Brouillard”.
Fin automne 2007 : contacts et visites permettent de mûrir le projet. L’acquéreuse de droit et moi-même rencontrons MF Palestro, mon homologue de Tours, qui a coordonné un chantier comparable à la BU de droit de Limoges, au début des années 2000, sur le mode allopathique, et qui mène à Tours un chantier homéopathique. Je rencontre à la BU de droit de Malakoff (Paris 5-Descartes) T. Zirmi, qui vient de finir la recotation complète de la BU enseignement. Nous récupérons les systèmes de cotes validés – tous inspirés de la Dewey – élaborés au cours de ces différents projets, et des éléments de méthode.
Janvier 2008 : au vu de ces compte rendus d’expériences, je penche pour la recotation totale et l’abandon de la Brouillard sur le site. Je choisis aussi le principe retenu à Limoges d’une opération en 2 temps : phase 1, recotation livres en main, au crayon sur la page de titre et dans un champ cote 2 du SIGB – phase 2, rééquipement physique des livres et remise en espace d’un coup.
Février-mars 2008 : Les 4 acquéreuses de la BU se lancent, à l’aide des adaptations de la Dewey de Tours, Poitiers, Limoges, Malakoff, sur l’élaboration d’un cadre de cotes validées issu de la Dewey, d’abord en Droit, Gestion, économie, Sciences politiques.
J’aurais aimé, comme à St Quentin en Yvelines où les acquéreurs travaillent sur un projet comparable, que nous puissions faire entrer en ligne de compte les maquettes d’enseignement. Le contrat quadriennal étant en cours de négociation, les nouvelles maquettes sont inachevées et surseoir nous aurait amené début 2009 (quand j’ai enfin récupéré les maquettes…).
J’aurais aimé aussi, comme à Limoges, pouvoir influer sur le choix de l’ordre des cotes en vue de la mise en espace : là, les plans de salle n’étaient pas stabilisés. Il ne nous restera plus qu’à soigner la signalétique dans le nouveau bâtiment.
A défaut, les acquéreuses jonglent avec Dewey, abrégé, adaptations locales et professionnalisme et s’approprient le projet.
Avril 2008 : les premiers cadres de cotes “virtuels” sont prêts, la division nombre de livres à recoter/nombre de nouvelles cotes, donne une moyenne de 80 livres par cote. La recotation “virtuelle” peut commencer.
Mai 2008 – 11 juillet 2009 : tout le fonds (sauf l’histoire) y compris celui de l’IUP est recoté virtuellement, au crayon et dans un champ caché d’Aleph, soit environ 56000 documents.
Au fur et à mesure, les acquéreurs (une contractuelle lauréate d’un concours nous ayant quitté au milieu du gué) ont vérifié tant bien que mal qu’il y avait bien un minimum de 5 livres par nouvelle cote créée et les cotes trop importantes ont été subdivisées dans la mesure du possible. Les cadres de classement se sont peu à peu stabilisés autour de ces critères.
Au fil de l’eau, des cadres de classement supplémentaires ont été établis pour les sciences sociales, le tourisme, la gastronomie, la maintenance immobilière, les beaux arts, l’urbanisme, le développement durable, les concours et l’informatique pour permettre de traiter le “fonds général” et celui de l’IUP tourisme. La règle : une personne chargée de recoter une thématique établit elle même le cadre de classement.
La principale difficulté est de maintenir l’entretien régulier du tableau unique destiné à tirer les informations du SIGB sur l’importance numérique des nouvelles cotes, chacun tenant à se fabriquer son propre tableau de travail. Autre bémol : la solution choisie rend les acquéreurs autonomes mais ne favorise pas les regards transversaux, dont nous verrons “après la bataille” qu’ils ont un peu manqué.
Une réunion mensuelle au lancement du projet, bimestrielle en routine, et un ratio grossier de l’avancée du chantier par thématique ont été ma principale contribution à ce stade du projet. Je ne parviens pas à maintenir vivante une indexation des nouvelles cotes, que j’avais mise en place au début du chantier. C’est une opportunité ratée de faire travailler les 4 acquéreurs sur un outil transversal et un regret parmi d’autres (le 0 de trop dans les cotes de droit, le maintien de trop de cotes fourre tout sous les cotes chapeaux et autres…)
Chaque acquéreur donc a piloté en toute autonomie la recotation de son domaine, tout en envoyant au besoin certains documents à ses collègues. Malgré quelques opportunités ratées, par manque de coordination, le succès global du chantier tient beaucoup à leur investissement, compétence et professionnalisme individuel.
Octobre 2010 : 14 mois de toilettage après, voilà ce que donne notre classification Dewey BUA.
Du chantier de longue haleine donc…
A noter dans le denrier numéro de Library Journal le dossier spécial “The Dewey Dilemna”. Vous êtes “à la page”!
bon courage.
Tout au long du chantier, j’ai invoqué en secret “les mânes d’Amélie”, la priant de m’insuffler un peu de son légendaire sens de l’organisation.
L’équipe m’a beaucoup dit que “du temps d’Amélie”, les choses s’étaient passées comme-ci ou comme ça, et s’est donc montrée d’excellent conseil. De l’avis général, j’étais assez décevante par rapport au modèle, notamment en terme de rigueur des cadrages. Mettons que ma légendaire souplesse de roseau devant les aléas m’a quand même permis de plier sans rompre et de mener à peu près à bon port le gros du projet.
Maintenant reste à retrouver une rigidité organisationnelle suffisante pour gérer le SAP (Service après projet) et la gestion poldoc de la collection recotée avec une redistribution massive des profils des acquéreuses en janvier 2010 (encore une évolution dans les traces d’Amélie à prévoir).
Merci pour la référence à l’article du LJ. Au terme du projet, je reste mitigée sur l’adéquation de la Dewey -même aménagée- à une mise en espace intelligente de la collection et me sens donc très concernée par le Dewey Dilemna, et son côté “pire solution à l’exclusion de toutes les autres”…
Juste pour rassurer l’équipe si elle venait à me lire : non nous ne reviendrons pas dans la Brouillard !
Je suis étonné par la productivité de vos acquéreurs.
56000 docs recotés en 14 mois à 4 cela fait 50 livres recotés par jour par personne, en plus de leur travail d’acquisition des nouveautés de l’année…?
C’est impressionnant.
Nous avons aussi de vastes collections de littérature, d’histoire, de pédagogie et sciences de l’ingénieur classées selon des cotations locales numériques (souvent basé en partie sur l’ordre d’achat…) qu’on souhaite passer en dewey mais nous n’arrivons pas à ces rendements. Loin de là.
Il est vrai que les cotes actuelles n’ont rien en commun avec Dewey, ce qui complique certainement le travail intellectuel d’analyse du contenu.
Merci NaCl2 pour le flash-back-séquence-émotion. Je dirais, avec le recul, l’âge et la maturité (?!) qu’on a les défauts de ses qualités et que le roseau a sûrement du bon… Bon courage pour la levée collective du Brouillard et amitiés aux recoteurs-fous.
@chaps
J’ai l’immense chance de travailler avec une équipe de bibliothécaires (BAS et contractuels B) restreinte mais efficace, compétente et motivée. L’idée de concevoir un cadre de cotes validé n’a pas suscité de discussions sans fin, et le fait de ne pas graver immédiatement dans le ruban de titreuse la nouvelle cote nous a aidé à ne pas entretenir de longs cas de conscience.
Nous avons eu deux chances de faire le service après recotation : au moment des listings par nouvelles cotes avant équipement, et maintenant que les livres sont en rayon et que certaines erreurs d’évaluation (assez ponctuelles heureusement) nous sautent au visage. Ces deux “filets de sécurité”, et le fait que nous nous accordions un droit à l’erreur et celui de changer d’avis, a sans doute facilité notre “passage à l’acte”.
Votre moyenne de 50 documents par jour travaillé est une moyenne, c’est à dire probablement éloignée de la manière dont les choses se sont réellement passées, la recotation se casant en plus des 6000 acquisitions sur la période, des 5000 mises au pilon, des opérations winibiesques et alephiennes afférentes et d’une petite dizaine d’heures hebdomadaires au bureau de renseignements. Je suppose que certaines journées “recotation” étaient beaucoup plus productives que d’autres.
Nos fonds ne sont pas d’une complexité folle et le multiexemplaire n’y est pas rare, ce qui explique que nous ayions pu traiter du 10-12 documents par heure dédiée à la recotation. En effet, la “recotation intellectuelle” recouvrait seulement les opérations suivantes : “attribuer la cote au crayon + ouvrir la notice exemplaire Aleph + saisir la cote 2 dans le champ adéquat”. La saisie de la cote dans Aleph a été déléguée pour le Droit (20000 documents pour 1 acquéreuse seulement) à 3 collègues magasinières.
En y réfléchissant, il me semble que 700-750 jours/hommes ont été strictement dédiés à la recotation, c’est à dire qu’une équipe de 10 à temps plein pendant 4 mois aurait pu faire le boulot.
Je parlerai dans le 4e billet de l’opération recotation physique (ma grande fierté, 56000 documents en 11 jours).