Intranetons…

closeUne année au moins est passée depuis la publication de ce billet qui peut donc contenir des informations un peu datées.

A la Bu d’Angers, j’ai découvert en arrivant l’excellent intranet, qui repose sur SPIP, et dans lequel sont enregistrés au fur et à mesure TOUS les documents dont nous avons besoin (les procédures, les CR de réunions, les petites bidouilles sur le SIGB, les stats, les plannings, etc…). Grâce à cela, plus besoin de chercher LE document dont on a besoin, il est dans l’intranet ; plus d’angoisse lors des départs de personnels, tout est dans l’intranet qui devient une mémoire de l’établissement – c’est grâce par exemple à cela et aux documents laissés par Nicomo que je peux faire vaguement illusion dans le boulot…

De plus, cet intranet intègre des agendas partagés créés sur Google Agenda : les conservateurs y font apparaître leurs absences, par exemple ; un agenda répertorie également les évènements à venir. Là aussi, un seul lieu pour toutes les infos : moins de perte d’infos.

Bien entendu, nous avons tout de même quelques documents papier : les procédures d’urgence et la manière dont l’on bascule sur le prêt assisté, au cas où le réseau saute…

0 thoughts on “Intranetons…

  1. Est-ce que vous faites la différence sur votre intranet entre des documents en cours de travail et des documents validés?
    Est-ce que TOUS, comme tu dis, les documents sont déposés sur l’intranet
    ( ex.registre de cotes en cours d’élaboration, liste d’ouvrages manquants, que sais-je encore) et alors comment gérez-vous cela (droits d’accès/utilisateur) ou bien les bibliotécaires continuent-ils de s’échanger leur document par mail, l’enregistrent sur leur bureau, le réenvoient par mail ect.?
    Est-ce que votre intranet est un espace de travail partagé ou un espace/dépôt de document?
    Enfin est-ce qu’il est accessible depuis chez toi?

  2. Tiphaine, Spip permet de gérer le statut du document (brouillon vs validé) et la validation correspond à la publication effective dans l’Intranet : le document prend alors “force de loi” (enfin toutes proportions gardées…).
    En principe, TOUS les documents utiles sont sur l’intranet. SPIP permet comme tout CMS qui se respecte de donner divers droits à divers utilisateurs (rédacteurs, administrateurs, etc…) i.e. que toute l’équipe peut rédiger en backoffice (en fait, l’intranet étant un backoffice, les coulisses de SPIP deviennent un backoffice du backoffice, ça fout le vertige…) mais que seuls quelques personnes peuvent valider et donc déclencher la publication (mais nous pourrions faire autrement ; simplement, il est bon d’avoir du pouvoir parfois 🙂 )
    En toute logique, il n’est plus utile avec ce système d’avoir de circulation pour les documents communs.
    Sur le dernier point, notre intranet n’est pas actuellement accessible de l’extérieur du réseau physique de la BU (sans quoi il deviendrait un extranet), mais je milite pour qu’il le soit. Cela ne saurait tarder (ben oui, si je veux bosser le dimanche matin au lieu d’aller à la messe, il faut que je puisse atteindre l’intranet). C’est un petit réglage à faire.
    Voilà voilà.

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